Planera fest: 10 misstag du absolut måste undvika!

Att anordna en tillställning kan vara både spännande och nervkittlande.
Oavsett om du ska ordna ett större gille eller en mindre sammankomst finns det vissa fallgropar som återkommer gång på gång.
I denna guide går vi igenom de 10 vanligaste misstagen och hur du slipper dem.

Försumma budget och ekonomisk planering

Att sätta upp en tydlig kostnadsram redan från början är avgörande.
När du hyr en lokal, bokar catering och ordnar utsmyckning kan kostnaderna snabbt sticka iväg.
En enkel kalkyl ger dig bättre kontroll.

Börja med att rada upp alla tänkbara utgifter, inklusive oförutsedda poster.
Lägg gärna till en liten buffert ifall något oväntat dyker upp.
Då kan du sova lugnare när festen närmar sig.

Boka plats för sent och missa drömläget

Många populära festlokaler bokas långt i förväg.
Om du väntar för länge kanske den perfekta platsen redan är upptagen.
Försök vara ute minst ett halvår i förskott vid större evenemang.

Det är också smart att ha en backup-plan.
På så sätt står du inte tomhänt om ditt förstahandsval skulle visa sig vara otillgängligt.
Var inte rädd för att jämföra flera ställen parallellt.

Otydlig gästlista och för många extrainbjudningar

En tydlig gästlista hjälper dig att planera antal stolar, matportioner och plats i lokalen.
Om du bjuder in fler än du tänkt kan det snabbt bli kaotiskt.
Få en tydlig översikt av vem som ska närvara.

Var även tydlig i inbjudan om vilka som får ta med respektive eller barn.
Missförstånd kring detta är en vanlig källa till stress.
Tänk igenom vad du vill signalera med ditt evenemang och förmedla det klart till gästerna.

Missbedöma behovet av mat och dryck

Det är lätt att räkna för snålt på buffén eller baren.
Samtidigt vill du inte stå med alltför mycket rester.
En gyllene regel är att alltid beräkna lite extra, särskilt för populära drycker.

Kolla gärna Livsmedelsverkets riktlinjer kring portionsstorlekar och hållbarhet.
Det kan ge en fingervisning om hur du ska lägga upp ditt evenemang.
Glöm inte att tänka på specialkost och allergier.

Glömma underhållning och musik

En väl vald spellista, en engagerad DJ eller ett liveband kan förvandla en ordinär fest till en oförglömlig upplevelse.
Planera i förväg hur du vill underhålla gästerna.
Kanske ett spontant uppträdande från en vän?

Om ljudnivån är hög kan du behöva se över akustiken i lokalen.
Tänk också på att avsätta tid för pauser i musiken.
På så sätt orkar gästerna dansa och mingla länge.

Överdriva dekorationer eller helt strunta i dem

Dekorationer ger en härlig stämning, men det är lätt att gå till överdrift.
Ett överflöd av ballonger, banderoller och blinkande lampor kan göra lokalen rörig.
Satsa istället på några genomtänkta detaljer.

Att helt avstå dekorationer kan också ge en opersonlig känsla.
Sätt en röd tråd för festen och välj utsmyckning som matchar temat.
Det behöver inte vara dyrt eller avancerat för att göra skillnad.

Inte ha en tydlig tidsplan för kvällen

En fest utan struktur kan bli rörig för både värd och gäster.
Planera när gästerna ska komma, när maten ska serveras och när eventuell underhållning äger rum.
Då blir det enklare för alla att känna sig välkomna.

Glöm inte tid för spontana inslag.
Har du ett späckat schema utan marginaler?
Då kan det bli stressande snarare än avslappnat.
En balans mellan plan och improvisation är ofta bäst.

Bristande koordinering och kommunikation

Om du involverar flera personer, som cateringfirma eller musiker, är tydlig kommunikation a och o.
Se till att alla inblandade vet vem som gör vad och när.
Undvik dubbelbokningar eller missförstånd genom ett kort möte i god tid.

Koordination gäller även gästerna.
Meddela dresscode, tidsschema och om du planerar någon gemensam aktivitet.
På Folkhälsomyndigheten finns dessutom tips för säkra sammankomster om du vill vara extra noga med hygien och hälsa.

Tappa bort viktiga regler och tillstånd

Vissa lokaler kräver särskilda policys för musikvolym, servering av alkohol eller stängningstider.
Om du struntar i dessa riskerar du böter eller i värsta fall avbruten fest.
Ta alltid reda på husets regler.

Ska du ha alkoholförsäljning?
Då kan du behöva ett serveringstillstånd.
På polisens hemsida hittar du mer information kring olika tillstånd.
Planera i god tid för att undvika sista-minuten-krångel.

Försumma städning och avslutande detaljer

När allt roligt är över kommer städningen.
Om du inte har en tydlig plan för vem som ansvarar för vad kan det kännas övermäktigt.
Se till att alla vet hur återställningen av lokalen ska gå till.

Glöm inte att stämma av med uthyraren om var sakerna ska förvaras efteråt.
Har du hyrt in extra utrustning behöver den returneras i tid.
En bra avrundning av festen ger en bättre helhetskänsla.

Vanliga Frågor

1. Hur långt i förväg bör jag bjuda in gästerna?
Minst fyra veckor i förväg är ofta lagom. Större evenemang bör kommuniceras ännu tidigare.

2. Vad gör jag om någon vill ta med en extra gäst?
Bestäm i förväg om detta är okej eller inte. Var vänlig men tydlig i din kommunikation.

3. Vilken sorts mat passar bäst?
Buffé är flexibelt och uppskattas av många. Men en serverad middag kan kännas mer exklusiv.

4. Är det bättre med liveband än DJ?
Det beror på stämningen du vill ha. Ett band kan ge mer energi, men en DJ är ofta mer flexibel i musikvalet.

5. Hur kan jag hålla ned kostnaderna?
Gör en tydlig budget och välj bort onödiga lyxdetaljer. Försök också hitta rabatter eller paketlösningar.

6. Behöver jag verkligen en plan B för lokalen?
Om din förstahandslokal skulle bli otillgänglig är det smart att ha ett reservalternativ i åtanke.

7. Kan jag ordna en lyckad fest på kort varsel?
Ja, om du prioriterar rätt. Men räkna med att behöva vara flexibel med datum och plats.

8. Vad ska jag tänka på kring ljudnivån?
Se till att inte störa grannar eller bryta mot localens policy. Anpassa volymen och tiden för musiken.

9. Hur gör jag med alkohol under festen?
Om det är privat behövs oftast inget tillstånd. Ska du sälja alkohol krävs dock serveringstillstånd.

10. Hur undviker jag matspill och svinn?
Beräkna portioner noga och ha bra förvaring för rester. Du kan också skänka överbliven mat där det är möjligt.