Så undviker du festkatastrofer – 8 saker du måste ha koll på!

Att anordna en lyckad tillställning kan låta enkelt.
Ändå finns det mängder av detaljer som kan gå snett om man inte är förberedd.
Nedan hittar du åtta nyckelområden som hjälper dig att styra undan från vanliga fällor.

Oavsett om du ordnar ett litet kalas eller en större sammankomst är det viktigt att ta kontroll över planeringen.
Små misstag kan snabbt växa till stora problem.
Följ dessa steg och minska risken för oväntade trubbel på den stora dagen.

Förbered en realistisk budget

Att hålla koll på pengarna är a och o när du vill undvika stress.
Gör därför en tydlig översikt över alla kostnader.
Räkna in mat, dryck, hyra och eventuella anpassningar som dekoration eller ljudsystem.

Ha en liten marginal för oförutsedda utgifter.
Då slipper du stå inför en obehaglig överraskning om priser plötsligt stiger.
Du kan också titta på forskningsrapporter från KTH kring hur man kan optimera inköp och logistik, om du gillar mer struktur.

Tänk på att det ofta blir billigare i längden att satsa på kvalitet inom vissa områden.
Genom att välja bra mat och stabil teknik från start undviker du akuta problem som kan kosta extra i slutändan.

Boka din plats i god tid

Populära lokaler och datum blir snabbt uppbokade.
Om du väntar för länge kanske din drömplats redan är tagen.
Försök vara ute minst ett halvår i förväg, särskilt under högsäsong.

Även om du är sent ute, ge inte upp.
Ibland kan du få till en sista-minuten-deal om någon avbokat.
Men räkna inte med det som din primära strategi.

Kolla också om platsen erbjuder extra tjänster, som städning eller möblering.
Det kan spara dig både tid och energi om mycket redan ingår i avtalet.

Planera gästlistan noggrant

Att ha koll på hur många som faktiskt kommer är avgörande.
Annars riskerar du att stå med för lite eller för mycket mat och dryck.
Tänk också på att storleken på platsen behöver matcha antal gäster.

Var tydlig när du skickar inbjudningar.
Ange sista anmälningsdatum och fråga om allergier eller andra önskemål.
Det ger dig bättre överblick.

Kom ihåg att en glest befolkad lokal kan kännas trist.
Se till att antalet besökare passar rummets storlek för att skapa den rätta stämningen.

Dubbelkolla mat och dryck

Maten är ofta en central del av festen.
Om den tar slut för tidigt eller inte passar gästernas preferenser kan det snabbt förstöra stämningen.
Överväg en buffé om du vill ge folk valmöjligheter.

Var noggrann med att notera eventuella allergier.
På Livsmedelsverkets hemsida finns mer information om märkning och hantering av livsmedel.
Gör gästerna trygga genom tydliga skyltar och alternativ för specialkost.

Tänk också på drickan.
Om du planerar att servera alkohol, se till att du har alkoholfritt som ett lockande alternativ.
Det uppskattas av många och bidrar till en trivsam atmosfär.

Säkra teknik och ljud på förhand

Inget är mer frustrerande än högtalare som brusar eller en mikrofon som inte fungerar när du ska hålla tal.
Testa utrustningen i förväg.
Kolla sladdar, apparater och internetuppkoppling om du tänkt streama musik.

Se också till att volymen inte blir för hög.
Grannar och andra omkringliggande områden kan bli störda.
På Folkhälsomyndigheten kan du läsa om riktlinjer för bullernivåer.
Viktigt att inte glömma miljön runtomkring.

Är du osäker på tekniska delar?
Överväg att hyra in hjälp eller kontakta vänner som är kunniga.
Det kan vara värt kostnaden för att slippa stress under själva festen.

Ha koll på regler och tillstånd

Alla event kräver inte formella tillstånd, men det finns situationer då du behöver ansöka om serveringstillstånd eller ljudtillstånd.
Kolla vad som gäller i din kommun.
På polisens hemsida hittar du information om offentliga tillställningar och liknande frågor.

Särskilt om du tänker sälja alkohol eller ha liveframträdanden kan det finnas restriktioner att förhålla sig till.
Glöm heller inte brandföreskrifter.
Tänk på saker som nödutgångar och maxantal personer i lokalen.

Genom att vara påläst visar du också respekt för omgivningen.
Det kan förhindra att din fest blir avbruten i förtid på grund av klagomål eller böter.

Undvik missförstånd kring tider

Se alltid till att alla inblandade vet exakt vilka tider som gäller.
Det gäller såväl gäster som personal.
Ska maten serveras klockan sju?
När släpps folk in i lokalen?

Missförstånd kring start och slut kan leda till onödig irritation eller stress.
Var tydlig från början och påminn gärna när evenemanget närmar sig.
En smidig logistik skapar trygghet för alla.

Du kan också ha en tidsplan synlig i lokalen.
Då slipper du upprepa schemat för nyfikna gäster.
Det hjälper även personal och eventuella uppträdanden att hålla koll.

Planera städning och avslut

När allt är över vill man ofta bara gå hem och vila.
Men städning och återställning är en oundviklig del.
Kolla därför med uthyraren om det finns möjlighet att lämna städningen till en extern firma.

Om du behöver göra rent själv, dela upp arbetet.
Kanske kan du be några vänner stanna kvar och hjälpa till.
Ju fler händer, desto fortare är ni klara.

Glöm inte att lämna lokalen i det skick du själv skulle vilja mötas av nästa dag.
Det ger en positiv relation till uthyraren och kan gynna dig vid framtida bokningar.

Vanliga Frågor

1. Hur långt i förväg bör man börja planera en större tillställning?
Allt från tre månader till ett halvår är bra.
Det beror på säsong och vilken typ av arrangemang du ska ordna.

2. Vilken mat är enklast att servera vid större evenemang?
En buffé med olika valmöjligheter brukar funka.
Du slipper då stressen med serverad middag och kan anpassa efter allergier.

3. Hur kan jag vara säker på att ljudet blir bra?
Testa utrustningen i förväg och överväg att anlita någon med teknisk kunskap.
Även en enkel soundcheck kan göra underverk.

4. Är det nödvändigt med ett formellt serveringstillstånd för alkohol?
Det beror på om du säljer alkohol eller om evenemanget är offentligt.
Kolla kommunens regler i god tid.

5. Vad gör jag om gäster tar med sig extra vänner utan att anmäla?
Var tydlig i inbjudan.
Försök anpassa dig om det är möjligt, men våga säga nej om lokalen är fullbokad.

6. Kan jag använda en amatörfotograf istället för en proffsfotograf?
Visst, om du vill spara pengar.
Men kom ihåg att en erfaren fotograf ofta ger mer pålitliga resultat.

7. Bör man ha en plan B för utomhusfester?
Absolut.
Regn eller blåst kan ställa till det rejält.
Tält eller en reservlokal är smart att ha redo.

8. Hur undviker jag att festen spårar ur?
Begränsa alkoholtillgången och ha tydliga tider för musik och läggdags.
En lugn men stadig ledning brukar göra stor skillnad.

9. Är det dyrt att anlita en eventplanerare?
Det varierar.
Ibland kan det vara värt kostnaden för att spara tid och få experthjälp.

10. Hur gör jag för att festlokalen ska kännas inbjudande?
Dekorera med passande färgtema, belysning och möblering.
Skapa stämning med musik, doft och rätt temperatur.